Quando i processi digitali incontrano la vera ospitalità: come l’Hotel Larimar modernizza la quotidianità alberghiera con Relution
Dal check-in alla cucina e ai servizi di pulizia: Relution è utilizzato in tutto l’hotel
Gli ospiti effettuano il check-in in modo digitale, firmano le fatture direttamente sul tablet e godono di un servizio che, dietro le quinte, è ormai da tempo organizzato in modo mobile. Mentre alla reception si lavora con i tablet, al ristorante le ordinazioni avvengono in formato digitale; nel reparto pulizie tutti i processi sono stati modernizzati e, grazie a Relution, i dati sensibili degli ospiti vengono gestiti in modo ancora più sicuro.
Affinché tutto funzioni in modo affidabile, l’Hotel Larimar di Stegersbach, in Austria, si affida alla soluzione di gestione dei dispositivi mobili di Relution – in collaborazione con il partner austriaco di Relution AH trade IT GmbH e l’intero team.
Questo hotel a quattro stelle superior dimostra in modo impressionante come la gestione moderna delle apparecchiature semplifichi la quotidianità alberghiera senza perdere di vista l’ospitalità personale.
«Da noi i computer si spostano verso l’ospite»
Dal 2007 Erik Handler, in qualità di responsabile IT, accompagna lo sviluppo tecnico dell’Hotel Larimar. In questo periodo sono cambiate molte cose: si è passati dai dispositivi fissi a processi mobili direttamente a contatto con l’ospite.
«Da noi i computer si avvicinano all’ospite, sotto forma di dispositivi mobili», spiega Erik Handler. «Volevamo semplificare i processi, ridurre l’uso della carta e fornire ai nostri collaboratori strumenti che li supportassero davvero nella quotidianità.»
Oggi i dispositivi mobili vengono utilizzati praticamente in tutto l’hotel:
- tablet alla reception per le schede di registrazione e le fatture digitali
- dispositivi mobili al ristorante e al bar
- tablet per la gestione delle scorte e i processi di cucina
- Apple TV nelle suite
- soluzioni mobili per il servizio di pulizia
- in prospettiva, processi digitali nell’area spa
Era particolarmente importante che la tecnologia alleggerisse il carico di lavoro invece di causare un ulteriore sforzo.
Un unico responsabile IT per 140 dipendenti
Con circa 140 dipendenti e oltre 110 camere, l’Hotel Larimar è uno dei più grandi hotel benessere dell’Austria – tuttavia, non dispone di un classico reparto IT di grandi dimensioni.
La responsabilità dell’infrastruttura tecnica ricade interamente su Erik Handler. Prima dell’introduzione di Relution, ciò comportava un notevole carico di lavoro manuale: i dispositivi dovevano essere configurati singolarmente, gli account creati e le app gestite manualmente. «Gli hotel hanno bisogno di sistemi semplici e di facile manutenzione», afferma Erik Handler. «Non siamo un’azienda tecnologica in senso classico. La tecnologia deve funzionare in modo affidabile e supportarci nella quotidianità. La ricerca di una soluzione adeguata, tuttavia, si è rivelata difficile. Molti sistemi erano troppo complessi o fortemente specializzati su singole piattaforme.”
Una piattaforma per Android, Apple e Apple TV
All’Hotel Larimar vengono utilizzati in parallelo i dispositivi più disparati: dagli smartphone Android agli iPad fino alle Apple TV. Proprio questa varietà è stata uno dei motivi decisivi per la scelta di Relution.
«Il bello di Relution è che possiamo gestire l’intera varietà dei nostri dispositivi con un’unica piattaforma», spiega Erik Handler. «Altre soluzioni erano spesso fortemente incentrate su Apple o su Android. Relution unisce entrambe le cose.»
Attualmente l’hotel gestisce circa 25 dispositivi con Relution – altri ne seguiranno a breve per il reparto pulizie.
Implementazione rapida, gestione semplice
L’implementazione è stata supportata da Andreas e dal team di AH trade IT GmbH, il nostro partner ufficiale Relution in Austria.
Insieme sono state definite le prime linee guida, preparati i dispositivi e completata la registrazione: nel giro di pochi giorni tutti i dispositivi erano già operativi. «Con altre soluzioni avevamo processi lunghi e, nonostante ciò, nessun risultato che funzionasse davvero», ricorda Erik Handler. «Con Andreas e Relution è stato completamente diverso. L’onboarding è stato semplice, chiaro ed estremamente veloce.»
Anche Andreas vede proprio in questo il vantaggio decisivo:
«Le aziende non hanno bisogno di progetti complicati, ma di soluzioni che funzionino rapidamente e risolvano problemi concreti», spiega Andreas. «Soprattutto gli hotel hanno bisogno di sistemi semplici e di facile manutenzione che forniscano un supporto affidabile nella frenetica routine quotidiana: Relution è l’ideale proprio per questo.»
Protezione dei dati e sicurezza come fattori determinanti
Proprio nel settore alberghiero, la protezione dei dati e la sicurezza dei dati rivestono un ruolo centrale. Oltre ai dati di contatto, spesso vengono trattati anche dati sensibili relativi agli ospiti.
Per l’Hotel Larimar era quindi chiaro: la soluzione doveva provenire dall’area di lingua tedesca ed essere conforme agli standard europei in materia di protezione dei dati. «La protezione dei dati, la sicurezza e l’assistenza in lingua tedesca sono stati per noi fattori decisivi», afferma Erik Handler. Poiché la protezione dei dati è già da anni saldamente integrata nei flussi di lavoro, anche i processi di comunicazione interna sono stati progettati in modo coerente nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati.
Una tecnologia che opera in background
Oggi Relution supporta in modo affidabile la gestione quotidiana dell’hotel, operando in background: i nuovi dispositivi possono essere configurati rapidamente, le app distribuite in modo automatizzato e le politiche gestite a livello centrale.
Per Erik Handler questo significa soprattutto una cosa: un alleggerimento del carico di lavoro. «Il sistema ci aiuta enormemente nel lavoro quotidiano. I dispositivi funzionano in modo affidabile, le politiche vengono applicate automaticamente e devo dedicare pochissimo tempo alla gestione», afferma. «È proprio così che dovrebbe essere la gestione moderna dei dispositivi.»
L’Hotel Larimar dimostra in modo impressionante come la gestione moderna dei dispositivi non sia più rilevante solo nelle scuole o nei classici ambienti aziendali, ma ovunque la qualità del servizio, la mobilità e la protezione dei dati interagiscano tra loro.
Foto di copertina: Hotel & Spa Larimar