Préstamo de equipos con el sistema de préstamo Relution
¿Por qué son necesarios los dispositivos de préstamo en las escuelas?
En relación con los cierres de escuelas durante la crisis de Corona, el gobierno federal proporciona fondos adicionales para garantizar que todos los alumnos puedan participar en la educación digital, incluida la educación en casa. Para ello, las autoridades escolares, los consejos escolares y las escuelas reciben subvenciones financieras para adquirir dispositivos móviles de propiedad escolar y entregarlos a los alumnos de forma permanente o temporal.
¿Qué factores son cruciales para el éxito de un sistema de préstamos?
Los responsables de las autoridades escolares y de los centros educativos están obligados a garantizar que el uso de los dispositivos prestados por parte de los alumnos cumple con la protección de datos y la protección de los menores, independientemente del sistema operativo.
Para que los alumnos puedan trabajar con los dispositivos prestados, éstos deben estar preparados y equipados a través de un sistema MDM en cuanto a seguridad y herramientas de trabajo como contenidos y apps relevantes.
También hay que garantizar la administración y la gestión remota durante el periodo de préstamo. Esto garantiza que los dispositivos cumplen con las normas de seguridad vigentes en todo momento y que la configuración puede cambiarse independientemente del tiempo y el lugar y los dispositivos pueden bloquearse o restablecerse en caso de emergencia.
El almacenamiento de las condiciones de uso del dispositivo prestado, así como el seguimiento y la documentación de información como la fecha del dispositivo prestado, la fecha de devolución y la persona que toma prestado el equipo, así como la supervisión del estado del equipo durante el préstamo, son factores clave para el éxito de un proceso de préstamo seguro y sin problemas.
¿Cómo se puede mapear un proceso de préstamo en Relution?
1. Condiciones de uso
Para poder prestar equipos a los alumnos, primero hay que aclarar las condiciones de uso. Esto incluye, por ejemplo, cuestiones como las condiciones generales, la regulación de la entrega y devolución de los dispositivos prestados, la responsabilidad en caso de daño o pérdida, así como la instalación y configuración inicial de los dispositivos para cumplir con la normativa de protección de datos y de los jóvenes.
Esta información puede almacenarse en Relution en “Ajustes” -> “Sistema de préstamo” y formatearse con Markdown para una mayor claridad. Se pueden almacenar diferentes condiciones de uso.
Las condiciones de uso así documentadas están disponibles en Relution en el proceso de préstamo posterior y pueden seleccionarse para cada dispositivo prestado.
De este modo, se puede seguir en todo momento la base acordada sobre la que se realizó el préstamo al alumno correspondiente. Por regla general, la escuela también concluye un contrato de préstamo físico con el alumno.
2. Préstamo de equipos
In order to systematically map the lending process in Relution, Para poder organizar sistemáticamente el proceso de préstamo en Relution, los dispositivos pueden ser prestados en el inventario. El proceso de préstamo puede iniciarse en los detalles del dispositivo mediante el acceso directo “Prestar dispositivo” en el cuadro de información o en la pestaña “Prestar” y el botón “Prestar”.
En el diálogo posterior, el periodo de préstamo se define mediante los campos obligatorios “Cuaresma desde” y “Cuaresma hasta”. El dispositivo se asigna a un alumno o profesor. El nombre del prestatario se introduce en el campo de texto libre “Prestado a”. Se puede utilizar una función de sugerencia para seleccionar los nombres que ya se han introducido, así como los usuarios existentes de Relution.
Nota: Los prestatarios introducidos en “Prestado a” difieren del usuario de Relution que está realmente asignado al dispositivo en el sistema. Los usuarios Relution no tienen que existir necesariamente para utilizar el sistema de préstamo, y no es necesario conectarse al equipo de préstamo con una contraseña. Si, por el contrario, se van a entregar dispositivos prestados con apps y contenidos específicos para el usuario, es necesario crear los usuarios correspondientes en Relution para los prestatarios (“Lent to”) y asignarlos a los respectivos dispositivos en los detalles del dispositivo. A continuación, las apps se pueden distribuir individualmente a los dispositivos mediante autodespliegues.
Se pueden introducir comentarios en el campo de texto libre “Observaciones”. Por ejemplo, se puede especificar para qué propósito o qué medida se presta el dispositivo. Si el dispositivo se presta con accesorios como una fuente de alimentación, un estuche o un bolígrafo, esto también se puede documentar aquí y se puede comprobar la devolución completa de los utensilios prestados cuando se devuelva el dispositivo.
Además, se pueden seleccionar las condiciones de uso almacenadas y cargar una firma. También se puede cargar aquí una copia de cualquier contrato de préstamo físico.
Si un dispositivo se está prestando actualmente, se muestra en la vista general de “Cuaresma” como activo en Cuaresma. Mientras no haya sido retirado, no está disponible como “dispositivo de Cuaresma” y no puede ser prestado.
En el resumen del inventario, los equipos prestados pueden reconocerse por las columnas rellenas “Cuaresma hasta” y “Cuaresma hasta”.
3. Devolución de equipos
Para recuperar un dispositivo, inicie el proceso de devolución en la página de detalles del dispositivo mediante el acceso directo “Recuperar dispositivo” en el cuadro de información o en la pestaña “Préstamo” y el botón “Recuperar”.
Después, el aparato ya no aparece en la vista general “Cuaresma” como aparato prestado activamente y se muestra la fecha de devolución. El dispositivo vuelve a estar disponible como dispositivo prestado y ahora se puede volver a prestar.
4. Se ha superado el periodo de préstamo
Si se supera el plazo de préstamo y el dispositivo no es devuelto a tiempo por el prestatario, la fecha “Prestado hasta” aparece en rojo en el resumen de inventario del dispositivo correspondiente.
5. Normas para los períodos de préstamo excedidos
En el caso de que se supere el periodo de préstamo, se pueden definir reglas en base a las cuales se realizan automáticamente acciones. Por ejemplo, una unidad prestada que no ha sido devuelta a tiempo con la infracción de cumplimiento “periodo de préstamo superado” puede pasar al estado de unidad “no conforme”.
La acción “Notificar a los usuarios o grupos seleccionados” puede utilizarse, por ejemplo, para informar automáticamente a los administradores de la incidencia cuando ésta se produzca. Este mecanismo también puede utilizarse para bloquear directamente las unidades de préstamo o incluso para restablecerlas automáticamente a su configuración de fábrica.
La regla se crea y se asigna a los prestadores correspondientes.
Cuando se produce el evento, la unidad aparece automáticamente como “no conforme” y la causa del incumplimiento puede verse en los detalles de la unidad en “Directrices”.
Los administradores de la Organización de Relution son informados automáticamente sobre la violación de la normativa.
¿Se pueden documentar en Relution los accesorios utilizados para una unidad?
Relution ofrece la posibilidad de definir individualmente hasta 5 propiedades adicionales para los dispositivos en “Propiedades de dispositivos definidas por el usuario” en los ajustes. Por ejemplo, la propiedad “Accesorios” puede almacenarse para todos los dispositivos registrados.
Una vez activadas las propiedades personalizadas de la unidad, éstas se muestran posteriormente en los detalles de la unidad, en la sección “Información” de la parte inferior.
A continuación, se pueden introducir los valores correspondientes editando la información del dispositivo. Por ejemplo, se puede documentar el uso de accesorios como fuentes de alimentación, cubiertas de dispositivos o bolígrafos para cada dispositivo.
Todas las propiedades de los dispositivos definidas por el usuario y activadas también pueden mostrarse como una columna en el resumen del inventario.
Es fácil saber qué accesorios pertenecen a una unidad concreta. De este modo, al recuperar un aparato prestado, se puede determinar rápidamente si todos los artículos emitidos se devuelven juntos.