IT Asset Management
IT Asset Management (ITAM) designa la captura, gestión y optimización estructuradas de todos los recursos de TI de una empresa a lo largo de su ciclo de vida completo. Esto incluye tanto dispositivos físicos como portátiles, tablets y smartphones, como licencias de software, suscripciones en la nube y activos digitales. El objetivo es disponer en todo momento de una visión completa de qué recursos de TI existen, dónde se encuentran, quién los utiliza y cuánto cuestan.
El ciclo de vida de un activo de TI comienza con la adquisición y termina con su retirada. Entre ambos extremos se encuentran la provisión, la operación continua con mantenimiento y actualizaciones, y la planificación selectiva de su sustitución. En cada una de estas fases se generan datos que deben registrarse de forma centralizada y mantenerse actualizados en el asset management. Los registros desactualizados o incompletos pueden generar una falsa sensación de seguridad y conducir a incumplimientos normativos, por ejemplo cuando las licencias de software vencen o los dispositivos con vulnerabilidades de seguridad conocidas siguen en uso.
Una empresa con varias sedes y cientos de empleados se enfrenta rápidamente, sin un asset management estructurado, al problema de que nadie sabe con exactitud qué dispositivos están en circulación, qué licencias siguen activas y qué hardware ha alcanzado hace tiempo el final de su vida útil. Para organismos públicos e instituciones, una documentación exhaustiva es además frecuentemente obligatoria por ley, por ejemplo en el marco de auditorías de protección de datos o del cumplimiento de la directiva NIS2.
La ventaja decisiva de un asset management consecuente reside en la combinación de control de costes y seguridad. Las licencias no utilizadas pueden identificarse y cancelarse, los dispositivos al final de su vida útil se sustituyen a tiempo y, durante el offboarding de empleados, se garantiza que todos los activos asignados sean devueltos y los datos eliminados de forma conforme con el RGPD.
El asset management y la gestión de dispositivos están estrechamente interrelacionados en la práctica, porque solo cuando se sabe qué dispositivos están en uso es posible configurarlos y protegerlos de forma centralizada.