Erfolgreicher Wechsel zu Relution – am Beispiel Koblenz
Ein unerlässliches System
Ein Mobile-Device-Management-System (MDM) ist unerlässlich für die effiziente und zentrale Verwaltung sowie die Sicherheit mobiler Geräte in Schulen, Unternehmen und Verwaltungen. Wenn ein solches System diese Anforderungen nicht erfüllt und zudem keinen datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleistet, ist ein Wechsel des bestehenden MDM-Systems unvermeidlich.
Verantwortliche aus der IT stehen oft vor der Herausforderung, in kurzer Zeit eine geeignete Alternative zu finden und verschiedene Nutzergruppen und bestehende Geräte zahlreicher Hersteller sowie Betriebssysteme nahtlos in ein neues System zu integrieren, ohne Datenverluste zu riskieren. Die Übergangszeit sollte daher gut zur Vorbereitung einer reibungslosen Migration genutzt werden.
Eine Entscheidung für Relution
Das Rechenzentrum der Stadt Koblenz, Schulträger für 41 Schulen an insgesamt 43 Standorten mit über 23.000 aktiven Gerätenutzer:innen, hat den Wechsel zwischen einem bestehenden MDM-System zu Relution erfolgreich vollzogen.
Die passende Lösung zur Hand
Nach erheblichem Aufwand durch die Nutzung eines großen amerikanischem MDM-Systems, das für Verwaltungen konzipiert war und zudem nicht den Anforderungen der DSGVO entsprach, war im Sommer 2023 eine neue Lösung erforderlich. Gesucht wurde ein System, mit dem problemlos plattformübergreifend über 7.000 (Shared) iPads, knapp 700 Apple TVs sowie 600 Heineking Media Boards (Android Classic) verwaltet werden können und die Mandantenfähigkeit ermöglicht wird. Nach einer ausgiebigen Testphase auf einer kostenlose Testumgebung fiel die Wahl schnell auf Relution.
„Bereits mit der Testinstanz bin ich sehr gut klargekommen. Ich konnte sehen, wie mit Relution der Arbeits- sowie Zeitaufwand deutlich reduziert werden“, erläutert Tobias Kröll, Teamleiter des MDM-Teams. Ein weiterer Pluspunkt ist der direkte Austausch mit den jeweiligen Ansprechpartnern. Kröll betont: „Mir ist der persönliche Kontakt am wichtigsten – besonders während der Vorbereitungsphase für den Wechsel des MDM-Systems, aber auch generell im schulischen Umfeld. Die Lehrkräfte möchten die Wissensvermittlung modern und multimedial gestalten. Technische Probleme, die nicht schnell gelöst werden, führen zu großer Frustration.” Kröll fügt hinzu: „Bei Relution sind die Ansprechpartner im Vertrieb und Support stets erreichbar, wenn Probleme oder Fragen auftreten”.
Zusätzliche Vorteile von Relution sind neben den kosteneffizienten Aspekten die Schulfunktionen, wie beispielsweise die Teacher App, und vor allem die Mandatenfähigkeit. Dank der Classroom-Integration mit der LDAP-Anbindung können Schulen nun administrative Aufgaben übernehmen, wie die Einrichtung einer zentral verwalteten Klasse, was ein lang gehegter Wunsch war.
Vorbereitung – Kommunikation – Relutionierung
Insgesamt waren zwei Personen für den Wechsel des MDM-Systems verantwortlich. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, war eine sorgfältige Planung erforderlich. „Eine gründliche Vorbereitung ist der wichtigste Aspekt und benötigt viel Zeit. Obwohl viele den Wechsel schnell durchführen wollten, haben wir großen Wert darauf gelegt, jede der 41 Schulen individuell und nacheinander zu migrieren, um ausreichend Zeit zu haben“, erklärt Kröll.
Um die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung zu erfüllen, mussten Lehrkräfte und Schüler:innen eigenständig Backups ihrer Daten auf den Geräten durchführen. Bei fehlerhafter Umsetzung bestand die Gefahr des Datenverlusts während des Wechsels des MDM-Systems.
Vor der Umstellung erhielten alle Schüler:innen personalisiert Briefe mit einem QR-Code sowie Schritt-für-Schritt Anleitungen, um sich in der Next Cloud anzumelden und die Daten zu sichern. Am Tag des Wechsels wurden Anleitungen über einem Beamer präsentiert, begleitet von persönlicher Unterstützung durch das Rechenzentrum der Stadt Koblenz. Zu einem festgelegten Zeitpunkt wurde das alte MDM-System gelöscht und der Rollout von Relution umgesetzt. Danach konnten sich Lehrende und Lernende eigenständig an ihren Geräten anmelden und waren automatisch in Relution eingeschrieben.
„Die Schlüsselfaktoren für einen erfolgreichen Wechsel zu Relution sind eine effektive Kommunikation, gründliche Vorbereitung und zuverlässige IT-Systeme“, erklärt Kröll den Rollout. „Die Lehrkräfte waren umfassend vorbereitet und haben aktiv zum Prozess beigetragen. Dies ist unerlässlich für einen reibungslosen Übergang. Unsere Erfahrung zeigt, dass der Wechsel nicht zwingend vor Ort erfolgen muss, eine gute Erreichbarkeit jedoch unabdingbar ist“, schließt Kröll ab.
Zahlen, Daten, Fakten
- Relution-Lizenzen, die in Koblenz eingesetzt werden: 23.000
- Einsatz in Schulen: 41
- Betriebssysteme: Android Enterprise, iOS/iPadOS.
