Passare a Relution - l'esempio di Coblenza
Un sistema di gestione dei dispositivi mobili (MDM) è essenziale per la gestione efficiente e centralizzata e la sicurezza dei dispositivi mobili nelle scuole, nelle aziende e nelle amministrazioni. Se tale sistema non soddisfa questi requisiti e non garantisce un trattamento dei dati personali conforme alla protezione dei dati, è inevitabile cambiare il sistema MDM esistente.
I responsabili IT si trovano spesso di fronte alla sfida di trovare un'alternativa adeguata in breve tempo e di integrare senza problemi gruppi di utenti diversi e dispositivi esistenti di numerosi produttori e sistemi operativi in un nuovo sistema senza rischiare di perdere i dati. Il periodo di transizione dovrebbe quindi essere utilizzato per preparare una migrazione senza problemi.
Una decisione a favore di Relution
Il centro dati della città di Coblenza, autorità scolastica per 41 scuole in un totale di 43 sedi con oltre 23.000 utenti attivi di dispositivi, è passato con successo da un sistema MDM esistente a Relution.
La soluzione giusta a portata di mano
Dopo un notevole sforzo dovuto all'utilizzo di un grande sistema MDM americano, che era stato progettato per le amministrazioni e inoltre non soddisfaceva i requisiti del GDPR, nell'estate del 2023 era necessaria una nuova soluzione. L'azienda era alla ricerca di un sistema in grado di gestire facilmente oltre 7.000 iPad (condivisi), quasi 700 Apple TV e 600 Heineking Media Boards (Android Classic) tra le varie piattaforme e di abilitare la funzionalità multi-client. Dopo un'ampia fase di test su un ambiente di prova gratuito, Relution è stato scelto rapidamente.
"Mi sono già trovato molto bene con l'istanza di prova. Ho potuto constatare come Relution abbia ridotto in modo significativo la quantità di lavoro e il tempo necessario", spiega Tobias Kröll, team leader del team MDM. Un altro punto a favore è il dialogo diretto con i rispettivi referenti. Kröll sottolinea: "Il contatto personale è molto importante per me, soprattutto durante la fase di preparazione al cambiamento del sistema MDM, ma anche nell'ambiente scolastico in generale. Gli insegnanti vogliono organizzare il trasferimento delle conoscenze in modo moderno e multimediale. I problemi tecnici che non vengono risolti rapidamente portano a una grande frustrazione". Kröll aggiunge: "In Relution, i referenti delle vendite e dell'assistenza sono sempre disponibili in caso di problemi o domande".
Oltre all'aspetto economico, altri vantaggi di Relution sono le funzioni scolastiche, come la Teacher App, e soprattutto la capacità di gestire i mandati. Grazie all'integrazione dell'aula con la connessione LDAP, le scuole possono ora svolgere compiti amministrativi, come la creazione di una classe gestita centralmente, che era un desiderio da lungo tempo.
Preparazione - Comunicazione - Relutioni
La modifica del sistema MDM è stata affidata a due persone. È stata necessaria un'attenta pianificazione per garantire un processo senza intoppi. "Una preparazione accurata è l'aspetto più importante e richiede molto tempo. Anche se molti volevano effettuare il passaggio rapidamente, abbiamo dato molta importanza alla migrazione di ciascuna delle 41 scuole individualmente e in sequenza, per avere tempo a sufficienza", spiega Kröll.
Per soddisfare i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati, insegnanti e studenti dovevano eseguire autonomamente il backup dei dati sui dispositivi. Se non implementato correttamente, c'era il rischio di perdita dei dati durante il cambio del sistema MDM.
Prima del passaggio, tutti gli studenti hanno ricevuto lettere personalizzate con un codice QR e istruzioni passo-passo su come accedere a Next Cloud e fare il backup dei dati. Il giorno del passaggio, le istruzioni sono state presentate tramite un proiettore, accompagnate dal supporto personale del centro dati della città di Coblenza. A un'ora stabilita, il vecchio sistema MDM è stato cancellato e Relution è stato avviato. Gli insegnanti e gli studenti hanno potuto accedere ai loro dispositivi in modo indipendente e sono stati automaticamente iscritti a Relution.
"I fattori chiave per il successo del passaggio a Relution sono una comunicazione efficace, una preparazione accurata e sistemi informatici affidabili", spiega Kröll, illustrando l'implementazione. "Il personale docente era pienamente preparato e ha contribuito attivamente al processo. Questo è essenziale per una transizione senza intoppi. La nostra esperienza dimostra che il passaggio non deve necessariamente avvenire in loco, ma una buona accessibilità è essenziale", conclude Kröll.
Cifre, dati, fatti
- Licenze di rilancio in uso a Coblenza: 23.000
- Utilizzo nelle scuole: 41
- Sistemi operativi: Android Enterprise, iOS/iPadOS.
