Prestito di attrezzature con il sistema di prestito Relution

Perché i dispositivi di prestito sono necessari nelle scuole?

In relazione alla chiusura delle scuole durante la crisi di Corona, il governo federale sta fornendo fondi aggiuntivi per garantire a tutti gli studenti la possibilità di partecipare all'istruzione digitale, compreso l'homeschooling. A questo scopo, le autorità scolastiche, i consigli scolastici e le scuole ricevono sussidi finanziari per acquistare dispositivi mobili di proprietà della scuola e distribuirli agli alunni in modo permanente o temporaneo.

Quali sono i fattori cruciali per un sistema di prestito di successo?

I responsabili delle autorità scolastiche e delle scuole sono tenuti a garantire che l'uso dei dispositivi prestati da parte degli studenti sia conforme alla protezione dei dati e alla tutela dei minori, indipendentemente dal sistema operativo.

Affinché gli studenti possano lavorare con i dispositivi prestati, questi devono essere preparati e attrezzati tramite un sistema MDM in termini di sicurezza e di strumenti di lavoro, come contenuti e app rilevanti. Devono essere garantite anche l'amministrazione e la gestione remota durante il periodo di prestito. In questo modo si garantisce che i dispositivi siano sempre conformi agli attuali standard di sicurezza, che le impostazioni possano essere modificate indipendentemente dal tempo e dal luogo e che i dispositivi possano essere bloccati o resettati in caso di emergenza.

La memorizzazione delle condizioni d'uso del dispositivo prestato, così come la registrazione e la documentazione di informazioni quali la data del dispositivo prestato, la data di restituzione e la persona che ha preso in prestito l'apparecchiatura, nonché il monitoraggio delle condizioni dell'apparecchiatura durante il prestito, sono fattori chiave di successo per un processo di prestito fluido e sicuro.

Come si può mappare un processo di prestito in Relution?

1. Condizioni di utilizzo

Per poter prestare le attrezzature agli studenti, occorre innanzitutto chiarire le condizioni di utilizzo. Ciò include, ad esempio, questioni quali le condizioni generali, il regolamento per la consegna e la restituzione dei dispositivi prestati, la responsabilità in caso di danni o perdite, nonché l'impostazione e la configurazione iniziale dei dispositivi per rispettare le norme sulla protezione dei dati e dei giovani.

Queste informazioni possono essere memorizzate in Relution alla voce "Impostazioni" -> "Sistema di prestito" e formattate con Markdown per una maggiore chiarezza. È possibile memorizzare diverse condizioni di utilizzo.

Le condizioni di utilizzo così documentate sono disponibili in Relution nell'ulteriore processo di prestito e possono essere selezionate per ogni dispositivo prestato.

In questo modo è possibile rintracciare in qualsiasi momento la base concordata su cui è stato effettuato il prestito al rispettivo alunno. Di norma, la scuola stipula anche un contratto di prestito fisico con lo studente.

2. Prestito di attrezzature

Per mappare sistematicamente il processo di prestito in Relution, i dispositivi possono essere prestati nell'inventario. Il processo di prestito può essere avviato nei dettagli del dispositivo tramite la scorciatoia "Presta dispositivo" nel riquadro informativo o sotto la scheda "Presta" e il pulsante "Presta".

Nel dialogo successivo, il periodo di prestito viene definito attraverso i campi obbligatori "Quaresima da" e "Quaresima fino a". Il dispositivo viene assegnato a un alunno o a un insegnante. Il nome del prestatario viene inserito nel campo di testo libero "Prestito a". È possibile utilizzare una funzione di suggerimento per selezionare i nomi già inseriti e gli utenti Relution esistenti.

Nota: I prestatari inseriti in "Preso in prestito da" differiscono dall'utente Relution effettivamente assegnato al dispositivo nel sistema. Gli utenti Relution non devono necessariamente esistere per poter utilizzare il sistema di prestito e non è necessario accedere all'apparecchiatura in prestito con una password. Se invece si vogliono distribuire dispositivi prestati con app e contenuti specifici per l'utente, è necessario creare utenti corrispondenti in Relution per i prestatari ("Prestato a") e assegnarli ai rispettivi dispositivi nei dettagli del dispositivo. Le app possono poi essere distribuite individualmente ai dispositivi tramite la distribuzione automatica.

I commenti possono essere inseriti nel campo di testo libero "Osservazioni". Ad esempio, si può specificare per quale scopo o misura il dispositivo viene prestato. Se il dispositivo viene prestato con accessori come un alimentatore, una custodia o una penna, anche questo può essere documentato qui e la restituzione completa degli utensili prestati può essere controllata quando il dispositivo viene restituito.

Inoltre, è possibile selezionare le condizioni di utilizzo memorizzate e caricare una firma. È inoltre possibile caricare una copia del contratto di prestito fisico.

Se un dispositivo è in corso di prestito, nella panoramica "Quaresima" viene visualizzato come "Quaresima attiva". Finché non è stato ripreso, non è disponibile come "dispositivo per la Quaresima" e non può essere prestato.

Nella panoramica dell'inventario, le attrezzature prestate sono riconoscibili dalle colonne riempite "Quaresima fino a" e "Quaresima fino a".

3. Restituzione di un apparecchio

Per ritirare un apparecchio, avviare la procedura di restituzione nella pagina dei dettagli dell'apparecchio tramite la scorciatoia "Ritira l'apparecchio" nel riquadro informativo o sotto la scheda "Prestito" e il pulsante "Ritira".

In seguito, il dispositivo non appare più nella panoramica "Quaresima" come dispositivo prestato attivamente e viene visualizzata la data di restituzione. Il dispositivo è nuovamente disponibile come dispositivo prestato e può essere nuovamente prestato.

4. Superamento del periodo di prestito

Se il periodo di prestito viene superato e il dispositivo non viene restituito in tempo dal prestatario, la data "Prestato fino a" appare in rosso nella panoramica dell'inventario per il dispositivo corrispondente.

5. Regole per il superamento del periodo di prestito

In caso di superamento del periodo di prestito, è possibile definire delle regole in base alle quali vengono eseguite automaticamente delle azioni. Ad esempio, un'unità prestata che non è stata restituita in tempo con la violazione di conformità "periodo di prestito superato" può essere impostata sullo stato di unità "non conforme". L'azione "Notifica a utenti o gruppi selezionati" può essere utilizzata, ad esempio, per informare automaticamente gli amministratori dell'incidente quando si verifica.

Questo meccanismo può essere utilizzato anche per bloccare direttamente le unità in prestito o addirittura per ripristinare automaticamente le impostazioni di fabbrica.

La regola viene creata e assegnata ai prestatori corrispondenti.

Quando si verifica l'evento, l'unità viene automaticamente classificata come "non conforme" e la causa della non conformità può essere visualizzata nei dettagli dell'unità alla voce "Linee guida".

Gli amministratori dell'organizzazione Relution vengono automaticamente informati della violazione della conformità.

Gli accessori utilizzati per un apparecchio possono essere documentati in Relution?

Relution offre la possibilità di definire individualmente fino a 5 proprietà aggiuntive per i dispositivi alla voce "Proprietà del dispositivo definite dall'utente" delle impostazioni. Ad esempio, la proprietà "Accessori" può essere memorizzata per tutti i dispositivi registrati.

Una volta attivate le proprietà personalizzate dell'unità, queste vengono successivamente visualizzate nei dettagli dell'unità alla voce "Informazioni" in basso.

I valori corrispondenti possono essere inseriti modificando le informazioni sul dispositivo. Ad esempio, per ogni dispositivo è possibile documentare l'uso di accessori come alimentatori, coperture o penne.

Tutte le proprietà del dispositivo attivate e definite dall'utente possono essere visualizzate anche come colonna nella panoramica dell'inventario.

È facile capire quali accessori appartengono a una determinata unità. Quando si ritira un dispositivo prestato, si può quindi determinare rapidamente se tutti gli articoli emessi sono stati restituiti insieme.