Apple Volume Purchase Program und Relution - Apps zentral beschaffen

Was ist bei der Beschaffung und App-Verteilung von App-Lizenzen an Benutzer:innen zu beachten?

Bei der Anschaffung und Verteilung von Apps an Benutzer:innen bestehen für den Administrator eines MDM-Systems gewisse Herausforderungen. Wenn Anwender:innen eine App aus dem Apple App Store beziehen, egal, ob dies von einem schul-/ bzw. firmeneigenen oder privaten Gerät erfolgt, muss die App unter Nutzung einer persönlichen Apple-ID einzeln heruntergeladen werden. Die App-Lizenz gehört dann nicht der Schule oder dem Unternehmen, sondern ist der privaten Apple-ID zugeordnet.

Dies ist vor allem bei kostenpflichtigen Apps ein Problem, wenn die beschaffte App-Lizenz in Form von Kostenerstattung oder gekauften Coupons an die Benutzer:innen erstatten werden, da Benutzer:innen über die persönliche Apple-ID immer Eigentümer der App-Lizenz bleiben. Wird die Schule gewechselt oder das Unternehmen verlassen, geht damit auch die App-Lizenz mit den Schüler:innen bzw. Mitarbeiter:innen unwiderruflich verloren. Soll eine App nun an eine Vielzahl von Geräten verteilt werden, entsteht unter der Nutzung persönlicher Apple-IDs zusätzlich schnell eine unübersichtliche und schwer zu kontrollierende Situation für den Administrator.

Wozu gibt es das Apple Volume Purchase Program (VPP)?

Um die beschriebenen Herausforderungen zu lösen und Apps aus dem Apple App Store über Relution verteilen zu können, ohne eine Apple-ID auf dem Mobilgerät zu benötigen, gibt es das Apple Volume Purchase Program, kurz VPP. Hierbei lassen sich Apps in großen Mengen zentral kaufen und benutzerunabhängig verteilen, ohne dass eine Apple-ID auf den Geräten erforderlich ist. Die App-Lizenzen über VPP, auch VPP-Lizenzen genannt, werden so zentral verwaltet, ohne jemals die Eigentümerschaft zu wechseln und können jederzeit durch den Administrator zurückgezogen werden.

Das Apple Volume Purchase Program wird über den Apple Business Manager bzw. Apple School Manager abgebildet und konfiguriert. Hier werden auch die App-Lizenzen zentral unter Verwendung einer Apple-ID der Schule oder des Unternehmens beschafft. Dies gilt sowohl für kostenlose als auch für kostenpflichtige Apps.

Wie wird das Volume Purchase Program mit Relution verknüpft?

Um beschaffte VPP-Lizenzen über Relution verteilen zu können, müssen die beiden Systeme gekoppelt werden. Im Apple Business Manager bzw. Apple School Manager wird unter Standorte zunächst ein neuer Standort angelegt.

Um diesen Standort mit einem MDM-Server zu verbinden, muss unter „Einstellungen“ -> „Apps und Bücher“ ein VPP-Token für den jeweiligen Standort generiert werden.

Sobald der VPP-Token in Relution unter „Einstellungen“ -> „Volume Purchase Program (VPP)“ -> „Benutzerkonto“ hochgeladen ist, sind die beide Systeme miteinander verknüpft.

Jeder VPP-Token ist für ein Jahr gültig und muss anschließend im Apple School Manager für den jeweiligen Standort neu generiert und in Relution hochgeladen werden. Der Relution Notification Center weist rechtzeigt darauf hin, sofern ein VPP-Token abläuft.

Die Nutzung von mehreren VPP-Tokens in einer Relution Organisation ist in einem separaten Abschnitt beschrieben.

Nach der Kopplung erscheint in Relution unter „Apps“ ein neuer Menüpunkt „Gekaufte Apps“, in dem alle beschafften Apps über VPP und die dazugehörigen VPP-Lizenzen (Anzahl) aufgelistet werden. Die VPP-Lizenzen werden automatisch in regelmäßigen Abständen synchronisiert. Zudem lassen sich über „Lizenzen synchronisieren“ die VPP-Lizenzen für die Organisation auch manuell aktualisieren.

Wie werden App-Lizenzen in VPP beschafft?

Im Apple Business Manager bzw. Apple School Manager können nun unter „Apps und Bücher“ App-Lizenzen bezogen werden. Dabei weist man die App-Lizenzen einem konfigurierten Standort zu.

Sobald diese geladen sind, stehen sie im Apple Business Manager bzw. Apple School Manager zur Verfügung. Zudem können die App-Lizenzen in der entsprechenden Organisation in Relution, die mit dem ausgewählten Standort über einen VPP-Token verknüpft ist, auf Geräte verteilt werden.

Lassen sich mit VPP auch App-Lizenzen für unterschiedliche Organisationen bzw. Standorte verwalten?

Werden in Relution über die Mandantenfähigkeit mehrere Organisationen verwaltet, wie dies z.B. bei einem Schulträger mit mehreren Schulen der Fall ist, so können mit einer Apple-ID des Schulträgers zentral App-Lizenzen beschafft und auf die jeweiligen Schulen verteilt werden. Hierfür muss im Apple School Manager für jede Schule ein Standort angelegt und der VPP-Token in die entsprechende Relution-Organisation einer jeden Schule hinterlegt werden. Dies gilt analog für den Apple Business Manager im Unternehmenskontext.

Angeschaffte VPP-Lizenzen lassen sich im Apple Business Manager bzw. Apple School Manager verwalten und auf andere Standorte übertragen. Dadurch ist es möglich, App-Lizenzen einmalig für einen führenden Standort zentral zu beschaffen und anschließend paketweise auf andere Standorte zu verteilen.

Ist es möglich, innerhalb einer Relution Organisation mehrere VPP-Tokens zu verwenden?

Innerhalb von Relution besteht die Möglichkeit, unter „Einstellungen“ -> „Volume Purchase Program“ -> „Benutzerkonto“ mehrere VPP-Tokens zu hinterlegen. Dies verfolgt den Zweck, unterschiedliche Apple School Manager Konten zu verknüpfen, wenn z.B. eine Schule von einem Schulträger mit VPP-Apps ausgestattet wird, gleichzeitig aber ebenfalls eigene VPP-Lizenzen besitzt und einsetzt. Analog funktioniert dies ebenso mit dem Apple Business Manager.

Die Summe aller App-Lizenzen aus mehreren VPP-Tokens für eine Organisation wird in der Ansicht „Gekaufte Apps“ aggregiert dargestellt. Über eine Auswahlliste lassen sich die VPP-Lizenzen nach den jeweiligen Standorten aus dem Apple School Manager filtern.

VPP-Lizenzen lassen sich in Relution über „Gekaufte Apps“ -> einzelne App auswählen -> „Lizenz Zuordnen“ Geräten zuweisen. Existiert die App-Lizenz in mehr als einem hinterlegten VPP-Token, lässt sich auswählen, von welchem Token die App-Lizenz genutzt werden soll.

Können VPP-Lizenzen in Relution auch automatisch auf Geräte zugewiesen werden?

Werden Apps über Auto-Deployments oder eine Richtlinie (App-Konformität) automatisch auf Geräte installiert, prüft Relution, ob eine VPP-Lizenz für diese App hinterlegt ist. Ist dies der Fall, wird die VPP-Lizenz automatisch an das Gerät zugewiesen. Sind mehrere VPP-Tokens für die Organisation hinterlegt und in allen ist die App-Lizenz vorhanden, wird die VPP-Lizenz vom ersten VPP-Token in der Liste verwendet. Unter „Einstellungen“ -> „Volume Purchase Program“ -> „Benutzerkonto“ kann die Reihenfolge der VPP-Tokens geändert werden, um zu bestimmen, von welchem Token die VPP-Lizenz bei einer automatischen Zuweisung über Auto-Deployments verwendet werden soll.