Cambiar a Relution: el ejemplo de Coblenza
Un sistema de gestión de dispositivos móviles (MDM) es esencial para la gestión eficiente y centralizada y la seguridad de los dispositivos móviles en escuelas, empresas y administraciones. Si dicho sistema no cumple estos requisitos y además no garantiza una gestión de los datos personales conforme con la protección de datos, es inevitable cambiar el sistema MDM existente.
Los responsables de TI se enfrentan a menudo al reto de encontrar una alternativa adecuada en un breve espacio de tiempo e integrar sin problemas los distintos grupos de usuarios y los dispositivos existentes de numerosos fabricantes y sistemas operativos en un nuevo sistema sin correr el riesgo de perder datos. Por ello, el periodo de transición debe aprovecharse para preparar una migración sin contratiempos.
A decision in favour of Relution
El centro informático de la ciudad de Coblenza, la autoridad escolar para 41 escuelas en un total de 43 ubicaciones con más de 23.000 usuarios de dispositivos activos, ha completado con éxito el cambio de un sistema MDM existente a Relution.
La solución adecuada al alcance de la mano
Tras un esfuerzo considerable debido al uso de un gran sistema MDM estadounidense, diseñado para administraciones y que además no cumplía los requisitos del GDPR, en verano de 2023 se requería una nueva solución. La empresa buscaba un sistema que pudiera gestionar fácilmente más de 7.000 iPads (compartidos), casi 700 Apple TV y 600 Heineking Media Boards (Android Classic) entre plataformas y que permitiera la capacidad multicliente. Tras una amplia fase de pruebas en un entorno de pruebas gratuito, Relution fue rápidamente elegido.
"Ya me llevaba muy bien con la instancia de prueba. Pude comprobar cómo Relution reducía considerablemente la cantidad de trabajo y el tiempo necesario", explica Tobias Kröll, jefe del equipo de MDM. Otro punto a favor es el diálogo directo con las respectivas personas de contacto. Kröll subraya: "El contacto personal es lo más importante para mí, especialmente durante la fase de preparación para el cambio del sistema MDM, pero también en el entorno escolar en general. Los profesores quieren organizar la transferencia de conocimientos de forma moderna y multimedia. Los problemas técnicos que no se resuelven rápidamente provocan una gran frustración". Kröll añade: "En Relution, las personas de contacto en ventas y asistencia están siempre disponibles si surgen problemas o preguntas".
Además de la rentabilidad, otras ventajas de Relution son las funciones escolares, como la aplicación para profesores, y sobre todo la capacidad de mandato. Gracias a la integración de la clase con la conexión LDAP, las escuelas pueden ahora asumir tareas administrativas, como la creación de una clase gestionada de forma centralizada, que ha sido un deseo largamente acariciado.
Preparación - Comunicación - Relución
Un total de dos personas se encargaron de cambiar el sistema MDM. Fue necesaria una cuidadosa planificación para garantizar un proceso sin contratiempos. "La preparación minuciosa es el aspecto más importante y requiere mucho tiempo. Aunque muchos querían hacer el cambio rápidamente, dimos mucha importancia a migrar cada una de las 41 escuelas individualmente y en secuencia para disponer de tiempo suficiente", explica Kröll.
Para cumplir los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos, profesores y alumnos tenían que hacer copias de seguridad independientes de sus datos en los dispositivos. Si no se aplicaba correctamente, existía el riesgo de pérdida de datos durante el cambio del sistema MDM.
Antes del cambio, todos los estudiantes recibieron cartas personalizadas con un código QR e instrucciones paso a paso sobre cómo iniciar sesión en Next Cloud y hacer una copia de seguridad de sus datos. El día del cambio, las instrucciones se presentaron a través de un proyector, acompañadas de asistencia personal del centro de datos de la ciudad de Coblenza. A una hora determinada, se eliminó el antiguo sistema MDM y se puso en marcha Relution. Profesores y alumnos pudieron iniciar sesión en sus dispositivos de forma autónoma y se inscribieron automáticamente en Relution.
"Los factores clave del éxito del cambio a Relution son una comunicación eficaz, una preparación minuciosa y unos sistemas informáticos fiables", explica Kröll. "El personal docente estaba totalmente preparado y contribuyó activamente al proceso. Esto es esencial para una transición sin problemas. Nuestra experiencia demuestra que el cambio no tiene por qué realizarse necesariamente in situ, pero una buena accesibilidad es esencial", concluye Kröll.
Cifras, datos, hechos
- Licencias de relución utilizadas en Coblenza: 23.000
- Utilización en las escuelas: 41
- Sistemas operativos: Android Enterprise, iOS/iPadOS.
