Relution ödünç verme sistemi ile cihazları ödünç verin

Okullarda ödünç verme cihazlarına neden ihtiyaç duyuluyor?

Korona krizi sırasında okulların kapatılmasıyla bağlantılı olarak federal hükümet, evde eğitim de dahil olmak üzere tüm öğrencilerin dijital eğitime katılabilmesini sağlamak için ek fonlar sağlıyor. Bu amaçla, okul yetkilileri, okul kurulları ve okullar, okula ait mobil cihazları satın almak ve bunları öğrencilere kalıcı veya geçici olarak dağıtmak için mali sübvansiyonlar almaktadır.

Başarılı bir kredilendirme sistemi için hangi faktörler çok önemlidir?

Okul yetkilileri ve okullardaki sorumlu kişiler, işletim sisteminden bağımsız olarak, ödünç verilen cihazların öğrenciler tarafından kullanımının veri koruma ve küçüklerin korunmasına uygun olmasını sağlamakla yükümlüdür.

Öğrencilerin ödünç verilen cihazlarla çalışabilmeleri için, bu cihazların bir MDM sistemi aracılığıyla güvenlik ve ilgili içerik ve uygulamalar gibi çalışma araçları açısından hazırlanmış ve donatılmış olması gerekir. Ödünç verme süresi boyunca yönetim ve uzaktan yönetim de garanti altına alınmalıdır.

Bu, cihazların her zaman mevcut güvenlik standartlarına uygun olmasını ve ayarların zaman ve mekandan bağımsız olarak değiştirilebilmesini ve cihazların acil bir durumda kilitlenebilmesini veya sıfırlanabilmesini garanti eder.

Ödünç verilen cihazın kullanım koşullarının saklanmasının yanı sıra ödünç verilen cihazın tarihi, iade tarihi ve ekipmanı ödünç alan kişi gibi bilgilerin takip edilmesi ve belgelenmesi ile ödünç verme sırasında ekipmanın durumunun izlenmesi, sorunsuz ve güvenli bir ödünç verme süreci için kilit başarı faktörleridir.

Relution'da bir ödünç verme süreci nasıl haritalanabilir?

1. Kullanım şartları

Öğrencilere ekipman ödünç verebilmek için öncelikle kullanım koşullarının netleştirilmesi gerekmektedir. Bu, örneğin genel koşullar, ödünç verilen cihazların teslim ve iade yönetmeliği, hasar veya kayıp durumunda sorumluluğun yanı sıra veri ve gençleri koruma yönetmeliklerine uymak için cihazların ilk kurulumu ve yapılandırılması gibi soruları içerir.

Bu bilgiler Relution'da "Ayarlar" -> "Ödünç Sistemi" altında saklanabilir ve daha iyi anlaşılır olması için Markdown ile biçimlendirilebilir. Farklı kullanım koşulları saklanabilir.

Bu şekilde belgelenen kullanım koşulları Relution'da daha sonraki ödünç verme işleminde mevcuttur ve ödünç verilen her cihaz için seçilebilir.

Bu, ilgili öğrenciye ödünç verme işleminin üzerinde anlaşmaya varılan temelde her zaman izlenebileceği anlamına gelir. Kural olarak okul, öğrenci ile fiziksel bir ödünç verme sözleşmesi de yapar.

2. Ekipmanların ödünç verilmesi

Relution'da ödünç verme sürecini sistematik olarak haritalandırmak için, cihazlar envanterde ödünç verilebilir. Ödünç verme işlemi, bilgi kutusundaki "Cihazı ödünç ver" kısayolu veya "Ödünç ver" sekmesi ve "Ödünç ver" düğmesi aracılığıyla cihaz ayrıntılarında başlatılabilir.

Takip eden diyalogda, ödünç verme dönemi zorunlu alanlar "Lent from" ve "Lent until" aracılığıyla tanımlanır. Cihaz bir öğrenciye veya öğretmene atanır. Ödünç alan kişinin adı "Ödünç alınan" serbest metin alanına girilir. Mevcut Relution kullanıcılarının yanı sıra önceden girilmiş isimleri seçmek için bir öneri işlevi kullanılabilir.

Not: "Borrowed from" altında girilen ödünç alanlar, sistemde cihaza gerçekte atanan Relution kullanıcısından farklıdır. Ödünç verme sistemini kullanmak için Relution kullanıcılarının var olması gerekmez ve ödünç verilen ekipmanda bir şifre ile oturum açmak gerekli değildir. Öte yandan, kullanıcıya özel uygulamalara ve içeriğe sahip ödünç cihazlar verilecekse, ödünç alanlar için Relution'da ilgili kullanıcıların oluşturulması ("Lent to") ve cihaz ayrıntılarında ilgili cihazlara atanması gerekir. Uygulamalar daha sonra otomatik dağıtımlar aracılığıyla cihazlara ayrı ayrı dağıtılabilir.

Yorumlar "Açıklamalar" serbest metin alanına girilebilir. Örneğin, cihazın hangi amaçla veya hangi ölçüm için ödünç verildiği belirtilebilir. Cihaz güç kaynağı ünitesi, kılıf veya kalem gibi aksesuarlarla birlikte ödünç verildiyse, bu da burada belgelenebilir ve cihaz iade edildiğinde ödünç verilen gereçlerin tamamen iade edilip edilmediği kontrol edilebilir.

Ayrıca, kayıtlı kullanım koşulları seçilebilir ve bir imza yüklenebilir. Herhangi bir fiziksel ödünç verme sözleşmesinin bir kopyası da buraya yüklenebilir.

Bir cihaz şu anda ödünç veriliyorsa, "Ödünç Ver" genel görünümünde aktif olarak ödünç verilmiş olarak görüntülenir. Geri alınmadığı sürece, 'Ödünç verilen cihaz' olarak mevcut değildir ve ödünç verilemez.

Envantere genel bakışta, ödünç verilen ekipman "Ödünç verilene kadar" ve "Ödünç verilene kadar" sütunlarının doldurulmasıyla tanınabilir.

3. Ekipman iadesi

Bir cihazı geri almak için, bilgi kutusundaki "Cihazı geri al" kısayolu veya "Ödünç verme" sekmesi ve "Geri al" düğmesi aracılığıyla cihaz ayrıntıları sayfasında iade işlemini başlatın.

Daha sonra cihaz artık "Ödünç" genel görünümünde aktif olarak ödünç verilmiş bir cihaz olarak görünmez ve iade tarihi görüntülenir. Cihaz tekrar ödünç verilmiş bir cihaz olarak kullanılabilir ve artık tekrar ödünç verilebilir.

4. Kredi verme süresinin aşılması

Ödünç verme süresi aşılırsa ve cihaz ödünç alan tarafından zamanında iade edilmezse, ilgili cihaz için envantere genel bakışta kırmızı renkte "Ödünç verilene kadar" tarihi görünür.

5. Aşılan borç verme süreleri için kurallar

Ödünç verme süresinin aşılması durumunda, hangi eylemlerin otomatik olarak gerçekleştirileceği temelinde kurallar tanımlanabilir. Örneğin, "ödünç verme süresi aşıldı" uyum ihlali ile zamanında iade edilmeyen ödünç verilen bir birim "uyumsuz" birim durumuna ayarlanabilir. "Seçili kullanıcılara veya gruplara bildir" eylemi, örneğin, olay meydana geldiğinde yöneticileri otomatik olarak bilgilendirmek için kullanılabilir. Bu mekanizma aynı zamanda ödünç verme birimlerini doğrudan engellemek ve hatta otomatik olarak fabrika ayarlarına sıfırlamak için de kullanılabilir.

Kural oluşturulur ve ilgili borç verenlere atanır.

Olay meydana geldiğinde, ünite otomatik olarak "uyumsuz" olarak listelenir ve uyumsuzluğun nedeni "Yönergeler" altındaki ünite ayrıntılarında görüntülenebilir.

Relution Kuruluşunun yöneticileri uyumluluk ihlali hakkında otomatik olarak bilgilendirilir.

Bir ünite için kullanılan aksesuarlar Relution'da belgelenebilir mi?

Relution, ayarlarda "Kullanıcı tanımlı cihaz özellikleri" altında cihazlar için 5 adede kadar ek özelliği ayrı ayrı tanımlama imkanı sunar. Örneğin, "Aksesuarlar" özelliği tüm kayıtlı cihazlar için saklanabilir.

Özelleştirilmiş birim özellikleri etkinleştirildikten sonra, alt kısımdaki "Bilgi" altında birim ayrıntılarında görüntülenir.

İlgili değerler daha sonra cihaz bilgileri düzenlenerek girilebilir. Örneğin, güç kaynağı üniteleri, cihaz kapakları veya kalemler gibi aksesuarların kullanımı her cihaz için belgelenebilir.

Etkinleştirilmiş tüm kullanıcı tanımlı cihaz özellikleri, envantere genel bakışta bir sütun olarak da görüntülenebilir.

Hangi aksesuarların belirli bir birime ait olduğunu anlamak kolaydır. Ödünç verilen bir cihaz geri alınırken, verilen tüm öğelerin birlikte iade edilip edilmediği böylece hızlı bir şekilde belirlenebilir.