Passage à Relution - l'exemple de Coblence
Un système de gestion des appareils mobiles (MDM) est indispensable pour une gestion efficace et centralisée ainsi que pour la sécurité des appareils mobiles dans les écoles, les entreprises et les administrations. Si un tel système ne répond pas à ces exigences et ne garantit pas en outre un traitement des données personnelles conforme à la protection des données, un changement du système MDM existant est inévitable.
Les responsables informatiques sont souvent confrontés au défi de trouver une alternative appropriée en peu de temps et d'intégrer de manière transparente différents groupes d'utilisateurs et des appareils existants de nombreux fabricants et systèmes d'exploitation dans un nouveau système, sans risquer de perdre des données. La période de transition doit donc être bien utilisée pour préparer une migration en douceur.
Un choix pour Relution
Le centre informatique de la ville de Coblence, qui gère 41 écoles réparties sur 43 sites et compte plus de 23 000 utilisateurs actifs, a réussi à passer d'un système MDM existant à Relution.
Une solution adaptée à portée de main
Après des dépenses considérables dues à l'utilisation d'un grand système MDM américain conçu pour les administrations et qui, de plus, ne répondait pas aux exigences du RGPD, une nouvelle solution était nécessaire à l'été 2023. On recherchait un système capable de gérer sans problème, toutes plateformes confondues, plus de 7 000 iPads (partagés), près de 700 Apple TV ainsi que 600 Heineking Media Boards (Android Classic) et permettant la multi-tenance. Après une phase de test approfondie sur un environnement d'essai gratuit, le choix s'est rapidement porté sur Relution.
"Je me suis déjà très bien débrouillé avec l'instance de test. J'ai pu constater que Relution permet de réduire considérablement la charge de travail et le temps nécessaire", explique Tobias Kröll, chef de l'équipe MDM. Un autre point positif est l'échange direct avec les interlocuteurs respectifs. Kröll souligne : "Pour moi, le contact personnel est le plus important - en particulier pendant la phase de préparation du changement de système MDM, mais aussi de manière générale dans l'environnement scolaire. Les enseignants souhaitent que la transmission des connaissances soit moderne et multimédia. Les problèmes techniques qui ne sont pas résolus rapidement entraînent une grande frustration". Kröll ajoute : "Chez Relution, les interlocuteurs du service commercial et du support sont toujours joignables en cas de problème ou de question". Outre les aspects rentables, les avantages supplémentaires de Relution sont les fonctions scolaires, comme l'application Teacher App, et surtout la capacité de mandats. Grâce à l'intégration de Classroom avec la connexion LDAP, les écoles peuvent désormais prendre en charge des tâches administratives, comme la création d'une classe gérée de manière centralisée, ce qui était un souhait de longue date.
Préparation - Communication - Relutionnement
Au total, deux personnes étaient responsables du changement du système MDM. Une planification minutieuse était nécessaire pour garantir un déroulement sans heurts. "Une préparation minutieuse est l'aspect le plus important et nécessite beaucoup de temps. Bien que beaucoup aient voulu effectuer le changement rapidement, nous avons attaché une grande importance à migrer chacune des 41 écoles individuellement et l'une après l'autre afin de disposer de suffisamment de temps", explique Kröll.
Pour répondre aux exigences du RGPD, les enseignants et les élèves devaient effectuer des sauvegardes autonomes de leurs données sur les appareils. En cas de mauvaise mise en œuvre, il y avait un risque de perte de données lors du changement de système MDM.
Avant le changement, tous les élèves ont reçu des lettres personnalisées contenant un code QR et des instructions étape par étape pour se connecter à Next Cloud et sauvegarder leurs données. Le jour du changement, les instructions ont été présentées à l'aide d'un projecteur et accompagnées d'une assistance personnelle par le centre informatique de la ville de Coblence. À un moment donné, l'ancien système MDM a été supprimé et le déploiement de Relution a été mis en œuvre. Ensuite, les enseignants et les apprenants ont pu se connecter de manière autonome à leurs appareils et étaient automatiquement inscrits dans Relution.
"Les facteurs clés d'un passage réussi à Relution sont une communication efficace, une préparation approfondie et des systèmes informatiques fiables", explique Kröll à propos du déploiement. "Les enseignants étaient largement préparés et ont activement contribué au processus. C'est essentiel pour une transition en douceur. Notre expérience montre que le changement ne doit pas nécessairement se faire sur place, mais qu'une bonne joignabilité est indispensable", conclut Kröll.
Chiffres, données, faits
- Licences Relution utilisées à Coblence : 23.000
- Utilisation dans les écoles : 41
- Systèmes d'exploitation : Android Enterprise, iOS/iPadOS.
