Étude de cas : Ville d'Offenbach

Intervieweur : Norman Jahn, chef du département IT

L'équipement informatique des écoles est actuellement en pleine mutation. Déclenchés par le Pacte numérique et renforcés par la pandémie Corona, de nouveaux concepts pédagogiques sont poursuivis, dans lesquels le homeschooling et les médias numériques dans la salle de classe sont au premier plan.

C'est là qu'intervient le service informatique de la ville d'Offenbach, responsable du projet, en coopération avec les communes voisines de Hanau et du district de Main-Kinzig, en poursuivant un programme de numérisation ambitieux. En tant que première autorité scolaire de toute la Hesse, des tableaux numériques ont été introduits dans toutes les écoles d'Offenbach et de deux communes voisines, en plus de différentes tablettes et ordinateurs portables, pour le début de l'année scolaire 2021/22. La mise en réseau des écoles avec WiFI progresse bien. La gestion multiplateforme des appareils de l'entreprise Relution de Stuttgart a été mise en place pour une gestion centralisée et uniforme des terminaux.

La solution, qui, outre des fonctions optimisées pour les établissements d'enseignement, met l'accent sur le respect des directives strictes en matière de protection des données, prend en charge non seulement les appareils fonctionnant sous iOS, iPadOS, macOS et tvOS, mais aussi les appareils Android et Windows. Le rapport de projet décrit comment et pourquoi l'équipe de Norman Jahn, chef du département informatique pour les écoles et responsable du DigitalPakt à Offenbach, a pu acquérir des tableaux numériques avant tous les autres organismes scolaires de Hesse et comment il a utilisé avec succès l'application de gestion des appareils mobiles Relution pour gérer actuellement 6 500 appareils différents.

Des attentes élevées : La numérisation dans les écoles d'Offenbach

Facteur de réussite : Mobile Device Management (MDM)

Lorsque Norman Jahn, chef du département IT pour les écoles d'Offenbach, a également pris la responsabilité du DigitalPakt Schule, il ne se doutait pas de l'élan que la pandémie Corona allait donner à la numérisation. Depuis 2019 déjà, chaque école d'Offenbach dispose d'une salle informatique mobile équipée d'iPads. "Nous avons commencé avec 300 terminaux et voulions acquérir d'autres appareils petit à petit, mais la pandémie Corona et le homeschooling ont ensuite énormément accéléré le processus", se souvient-il.

En tant que responsable du DigitalPakt Offenbach, il participe non seulement à des réunions de coordination au niveau du Land, mais aussi au niveau national. De plus, la ville d'Offenbach participe au groupe de travail régional "École numérique de Hesse". Avec son équipe actuelle de huit personnes, il poursuit l'objectif de numériser toutes les écoles locales le plus rapidement possible. Pour cela, le défi d'un appel d'offres à l'échelle européenne a déjà été relevé.

Entre-temps, la ville d'Offenbach gère les terminaux des élèves et des enseignants ainsi que les tableaux numériques sur différentes plates-formes avec la solution allemande Relution de manière confortable et sans problème.

Le pacte numérique et l'infrastructure pour les écoles

Ces dernières années, Jahn a fait une expérience récurrente : de nombreux enseignants s'attendent à ce que "tout soit numérique" dans les écoles après la mise en œuvre du Pacte numérique. Cette attente est certes compréhensible, mais elle n'est pas facilement réalisable dans un avenir proche. En effet, il s'agit tout d'abord de l'équipement technique de base dans toutes les écoles - et de la possibilité de gérer les appareils et les logiciels les plus divers.

"Nous avons commencé avec un petit nombre de projets pilotes et avons impliqué dès le début tous les types d'écoles afin que toutes soient au même niveau de numérisation", explique Jahn. Son équipe et lui ont mis en place l'infrastructure WLAN dans les écoles et ont veillé à ce que l'infrastructure en fibre optique de chaque école ait une largeur de bande d'au moins 1 gigaoctet par seconde, afin de répondre à la demande nettement plus élevée à laquelle on pouvait s'attendre, d'ailleurs également dans le réseau électrique. En août 2021, 20 % des écoles d'Offenbach étaient équipées en conséquence, les autres étant en cours de planification.

En outre, les experts en informatique ont équipé toutes les salles de classe pédagogiques d'un tableau numérique pour les présentations. Pour ce faire, la ville d'Offenbach a lancé une coopération intercommunale avec le district de Main-Kinzig et la ville de Hanau et a été la seule commune de Hesse à lancer un appel d'offres européen pour des tableaux numériques. Dans l'arrondissement de Main-Kinzig, 200 tableaux seront déjà accrochés dans les salles de classe à la rentrée scolaire 2021/22, et à Offenbach, près de 160 tableaux. Fin août 2021, les enseignants auront mis en service les premiers tableaux numériques. "En amont, nous avons reçu les concepts médiatiques des écoles, qui constituent la base du concept d'utilisation pédagogique et technique du pacte numérique", explique Jahn. "Les écoles voulaient acquérir des tableaux numériques. Le fait que les enseignants disposent de terminaux compatibles avec les tableaux et que nous connaissions déjà les appareils des élèves qui ont reçu un appareil du stock joue en notre faveur".

"Trouver le bon logiciel au bon moment" - Gestion multiplateforme avec Relution

Les tableaux fonctionnent avec le système d'exploitation Android. La plupart des appareils pour les élèves sont des tablettes iPadOS, deux écoles utilisent des appareils Samsung, également avec le système d'exploitation Android. La gestion de ces appareils et l'introduction progressive de terminaux pour les élèves constituent pour l'instant la dernière étape du plan de numérisation de la Hesse.

L'univers des appareils est donc hétéroclite et un logiciel pour la gestion des différentes plateformes est indispensable. Après un processus de sélection approfondi, le choix s'est porté sur la solution de gestion des appareils mobiles Relution, utilisée à Offenbach en marque blanche sous le nom de LD Mobile dans le cadre de LogoDIDACT.

Lors de leurs recherches, Jahn et son équipe avaient d'abord été séduits par une autre solution, car elle couvrait à première vue les fonctions souhaitées. Mais elle est rapidement passée à la trappe lors d'une analyse plus approfondie, car elle ne prenait en charge que la plateforme iOS et ne pouvait en outre pas garantir la souveraineté numérique en fonctionnant dans sa propre infrastructure. Au cours de ses recherches, Jahn a découvert Relution grâce à l'appel d'offres MDM d'EKOM21, le prestataire de services informatiques communal de la Hesse : "Nous étions justement en train de chercher lorsque nous avons eu le cahier des charges d'EKOM21 entre les mains. Nous avons tout de suite trouvé Relution très attrayant". Les fonctionnalités correspondaient à leurs propres exigences pour la gestion des appareils les plus divers dans les écoles, plusieurs plates-formes sont prises en charge et les directives strictes de l'UE en matière de protection des données sont respectées. La décision a été prise après la présentation du logiciel au conseil scolaire au milieu de l'année 2020. Au même moment, le prestataire de services responsable du serveur scolaire avec le logiciel pédagogique avait présenté la nouvelle version de LD Mobile dans le cadre de LogoDIDACT. "Nous avions donc trouvé le bon logiciel en parallèle et sous des perspectives différentes", explique Jahn. "LD Mobile est pour nous un composant élémentaire de notre logiciel serveur - derrière lui se cache Relution avec une connectivité à LogoDIDACT".

Les premiers tests avec la mise en service de 40 appareils ont été convaincants, notamment parce que Relution garantit l'intégration rapide et sans problème des appareils. Autre point important : la comparaison avec d'autres systèmes MDM montre que ceux-ci sont soit exclusivement conçus pour un système d'exploitation, soit proposés uniquement sous forme de solution cloud - souvent avec un hébergement en dehors de l'UE - ou encore qu'ils ne disposent pas des fonctions nécessaires pour les écoles. "Pour nous, c'est un motif d'exclusion", explique Jahn pour résumer sa décision. En effet, Relution ne se contente pas de prendre en charge les appareils sélectionnés pour un enseignement numérique, mais offre également une assistance sur place en langue allemande. "Avec Relution, nous pouvons répondre aux exigences élevées imposées à notre département. Nous devons gérer, patcher et mettre à jour tous les appareils. C'est précisément pour cela que Relution est extrêmement utile, car il ne travaille pas de manière unidimensionnelle au niveau d'iOS, mais prend également en charge les appareils Android et même Windows". Outre Windows 10, les appareils équipés de la version Windows 11 récemment publiée peuvent également être gérés. Relution a ainsi évolué vers un système unifié de gestion des terminaux (UEM). La particularité de Relution est que, contrairement aux solutions MDM classiques pour Windows, il ne s'appuie pas sur les Group Policy Objects (GPO), mais prend en charge la norme la plus récente de Microsoft.

Relution communique avec les interfaces MDM intégrées dans le système d'exploitation Windows sur l'appareil, le Configuration Service Provider (CSP). Relution parvient ainsi à gérer les appareils Windows à distance via Internet, comme les appareils Apple et Android, sans que les appareils aient besoin d'un accès direct au contrôleur de domaine, qui n'est généralement accessible que sur l'intranet. Jahn y voit un avantage décisif pour la gestion des appareils, par exemple pour les enseignants qui doivent également utiliser leurs appareils professionnels à la maison sur leur réseau privé tout en bénéficiant d'une gestion centralisée des appareils.

Un autre avantage de Relution est le lien avec les services d'Apple School Manager (ASM) et l'intégration du Managed Google Play Store, qui permet d'acheter des applications de manière centralisée et de les mettre à la disposition des enseignants via le magasin d'applications scolaires de Relution pour la préparation et le déroulement des cours. Seules les applications utiles sur le plan pédagogique sont incluses, sans frais supplémentaires pour les enseignants et les élèves. L'accès à l'ASM ou au Managed Google Play Store peut être géré par des enseignants sélectionnés ou, idéalement, par des administrateurs informatiques de l'équipe de M. Jahn.

Si de nouvelles applications doivent être obtenues et mises à disposition sur les tablettes des élèves, les écoles doivent s'adresser à l'équipe informatique dans le cadre du processus actuel afin de garantir la distribution des applications avec Relution sur les appareils correspondants. D'un point de vue technique, Relution prend également en charge une fonction qui permet aux enseignants de demander des applications, mais qui n'est pas encore utilisée à Offenbach.

Actuellement, les experts informatiques d'Offenbach gèrent plus de 6 500 appareils avec Relution : environ 1 500 appareils pour les enseignants et près de 5 000 appareils pour les élèves, ce qui correspond à environ un tiers de tous les élèves.

L'intégration des appareils dans Relution s'est faite en très peu de temps. "En tant qu'utilisateur, j'ai trouvé l'interface très conviviale. Depuis la version 5, avec l'intégration des appareils Windows et les fonctions de gestion étendues pour tous les appareils Android, Relution est pour moi l'outil ultime pour la gestion des appareils. Le logiciel permet une gestion conforme à la protection des données, peut accueillir tous les appareils informatiques existants sur toutes les plates-formes et est donc pour nous le fameux 'ovipare'. Au début, nous n'aurions jamais pensé que cela fonctionnerait aussi bien et aussi rapidement", explique Jahn.

L'avantage concret de Relution pour les élèves réside dans le fait qu'un appareil, quel que soit son système d'exploitation, est toujours à jour et en état de fonctionner. De plus, Relution garantit que toutes les applications pertinentes sont toujours disponibles sur les appareils. De plus, l'octroi de licences pour les applications iOS payantes est géré de manière centralisée par l'ASM. La ville d'Offenbach peut ainsi répartir confortablement les licences sur les différents appareils avec un minimum d'effort manuel.

Autre avantage concernant la protection des données sensibles des élèves, Relution ne nécessite pas l'utilisation d'identifiants personnels Apple et Google sur les terminaux. De plus, l'intégration de partages de fichiers locaux permet d'accéder à des contenus d'apprentissage pertinents. Relution facilite ainsi le stockage sécurisé des résultats du travail et des fichiers sur le serveur central de l'école. Des liens Internet prédéfinis ou la mise à disposition d'iBooks sont d'autres possibilités pour l'organisation du contenu d'un cours numérique. Les enseignants n'ont pas besoin de se familiariser avec toutes les possibilités techniques de Relution, il leur suffit de sélectionner les apps et les liens web qu'ils souhaitent utiliser pour leurs cours via la console pédagogique intuitive de Relution sur leur tablette ou bientôt sur leur ordinateur portable Windows. Peu importe que les élèves soient assis dans une salle de classe ou qu'ils suivent des cours à domicile.

Ainsi, les élèves peuvent se concentrer sur l'essentiel en classe et ne sont pas distraits par une multitude d'applications inutiles. Dans l'ensemble, la facilité d'utilisation de Relution est particulièrement importante pour les enseignants et le service informatique : les collaborateurs peuvent se familiariser facilement avec le système sans avoir besoin de connaissances approfondies en programmation ou en logiciels.

Grâce à une gestion centralisée des appareils, le vol n'en vaut pas la peine. Apple propose par exemple un "mode perdu" qui permet de limiter l'utilisation des appareils. La fonction de recherche intégrée d'Apple permet également de retrouver facilement les terminaux perdus.

Écoles numériques - plus proches des objectifs

Les enseignants d'Offenbach devront encore patienter avant de travailler dans une école entièrement numérique, malgré tous les progrès réalisés ces derniers mois. Les conditions préalables ont été créées avec les tableaux numériques, dont les côtés sont dotés d'ailes de tableau blanc normales permettant d'écrire à la main. Il reste cependant à équiper tous les élèves de terminaux mobiles et à procéder à quelques ajustements avant de pouvoir achever la numérisation de l'enseignement.

L'équipe informatique de Jahn va bientôt passer à 28 collaborateurs, notamment pour pouvoir répondre aux exigences particulières des enseignants. Certains d'entre eux souhaitent pouvoir ajouter des applications supplémentaires au magasin d'applications de l'école 15 minutes avant le début du cours, afin de pouvoir les installer sur les appareils mobiles des élèves qu'ils souhaitent utiliser pour ce cours. Pour pouvoir coordonner plus de vingt écoles de cette manière, il faut suffisamment de personnel dans l'équipe informatique. Actuellement, Jahn et son équipe "réussissent" à mettre à disposition le logiciel souhaité dans les 24 heures. Le prochain objectif est une heure avant les cours. Des fonctions spéciales de Relution, comme la demande d'application ou la console de l'enseignant, les y aident.

Le modèle ultime est toutefois celui des pays d'Europe du Nord, comme le Danemark ou la Suède. Dans ces pays, tout le matériel pédagogique est stocké sur des serveurs auxquels les élèves et les enseignants ont accès. Les enfants et les jeunes font leurs devoirs à la maison sur leur appareil numérique et les déposent sur le serveur de l'école. En cas de besoin, l'enseignant y accède avec son terminal mobile et rend le devoir visible pour tous par un geste de swipe sur le tableau.

De telles subtilités de la numérisation, et bien d'autres encore, se feront encore un peu attendre en Allemagne. Mais Jahn ne doute pas qu'avec Relution, il pourra également gérer de manière sûre et confortable tous les futurs appareils et applications qui seront enregistrés. "J'attends avec impatience le jour où nous pourrons répondre à toutes les attentes en matière d'enseignement avec des médias numériques".