Prêter des appareils avec le système de prêt Relution

Pourquoi les appareils de prêt sont-ils nécessaires dans les écoles ?

Dans le cadre des fermetures d'écoles pendant la crise de Corona, le gouvernement fédéral fournit des fonds supplémentaires pour garantir que tous les élèves puissent participer à l'enseignement numérique, y compris l'enseignement à domicile. À cette fin, les autorités scolaires, les commissions scolaires et les écoles reçoivent des subventions financières pour acquérir des appareils mobiles appartenant à l'école et les distribuer aux élèves de manière permanente ou temporaire.

Quels sont les facteurs essentiels à la réussite d'un système de prêt ?

Les responsables des autorités scolaires et des écoles sont tenus de veiller à ce que l'utilisation des appareils prêtés par les élèves soit conforme à la protection des données et à la protection des mineurs, quel que soit le système d'exploitation.

Pour que les élèves puissent travailler avec des appareils prêtés, ceux-ci doivent être préparés et équipés via un système MDM en termes de sécurité et d'outils de travail tels que des contenus et des apps pertinents. L'administration et la gestion à distance pendant la période de prêt doivent également être garanties.

Cela garantit que les appareils respectent à tout moment les normes de sécurité en vigueur, que les paramètres peuvent être modifiés indépendamment du temps et du lieu et que les appareils peuvent être verrouillés ou réinitialisés en cas d'urgence.

L'enregistrement des conditions d'utilisation de l'appareil prêté, ainsi que le suivi et la documentation d'informations telles que la date de prêt de l'appareil, la date de retour et la personne qui emprunte l'équipement, ainsi que le contrôle de l'état de l'équipement pendant le prêt, sont des facteurs clés de succès pour un processus de prêt sûr et sans heurts.

Comment peut-on cartographier un processus de prêt dans Relution ?

1. Conditions d'utilisation

Afin de pouvoir prêter du matériel aux étudiants, les conditions d'utilisation doivent d'abord être clarifiées. Cela comprend, par exemple, des questions telles que les conditions générales, la réglementation de la remise et de la restitution des appareils prêtés, la responsabilité en cas de dommages ou de perte, ainsi que l'installation et la configuration initiales des appareils afin de respecter les règles de protection des données et de la jeunesse.

Ces informations peuvent être stockées dans Relution sous "Paramètres" -> "Système de prêt" et formatées avec Markdown pour une meilleure clarté. Différentes conditions d'utilisation peuvent être enregistrées.

Les conditions d'utilisation ainsi documentées sont disponibles dans Relution lors de la poursuite du processus de prêt et peuvent être sélectionnées pour chaque appareil prêté.

Cela signifie que la base convenue sur laquelle le prêt a été effectué à l'élève concerné peut être retracée à tout moment. En règle générale, l'école conclut également un contrat de prêt physique avec l'élève.

2. Prêt de matériel

Afin de cartographier systématiquement le processus de prêt dans Relution, les appareils peuvent être prêtés dans l'inventaire. Le processus de prêt peut être lancé dans les détails du dispositif via le raccourci "Prêter le dispositif" dans la boîte d'information ou sous l'onglet "Prêter" et le bouton "Prêter".

Dans le dialogue suivant, la période de prêt est définie via les champs obligatoires "Carême du" et "Carême jusqu'au". L'appareil est attribué à un élève ou à un enseignant. Le nom de l'emprunteur est saisi dans le champ de texte libre "Emprunté à". Une fonction de suggestion permet de sélectionner des noms déjà saisis ainsi que des utilisateurs existants de Relution.

Remarque: les emprunteurs saisis dans le champ "Emprunté par" diffèrent de l'utilisateur de Relution qui est effectivement affecté au dispositif dans le système. Les utilisateurs de Relution ne doivent pas nécessairement exister pour utiliser le système de prêt, et il n'est pas nécessaire de se connecter à l'équipement prêté avec un mot de passe. En revanche, si des appareils prêtés avec des apps et des contenus spécifiques à l'utilisateur doivent être distribués, il est nécessaire de créer des utilisateurs correspondants dans Relution pour les emprunteurs ("Prêt à") et de les affecter aux appareils respectifs dans les détails de l'appareil. Les apps peuvent ensuite être distribuées individuellement sur les appareils via des déploiements automatiques.

Des commentaires peuvent être saisis dans le champ de texte libre "Remarques". Par exemple, il est possible de préciser dans quel but ou dans quelle mesure l'appareil est prêté. Si l'appareil est prêté avec des accessoires tels qu'un bloc d'alimentation, un étui ou un stylo, cela peut également être documenté ici et le retour complet des ustensiles prêtés peut être vérifié lorsque l'appareil est rendu.

En outre, il est possible de sélectionner les conditions d'utilisation enregistrées et de télécharger une signature. Une copie de tout contrat de prêt physique peut également être téléchargée ici.

Si un appareil est en cours de prêt, il est affiché dans la vue d'ensemble "Carême" comme étant en carême actif. Tant qu'il n'a pas été repris, il n'est pas disponible comme "appareil de carême" et ne peut pas être prêté.

Dans l'aperçu de l'inventaire, les équipements prêtés peuvent être reconnus par les colonnes remplies "Prêt à" et "Prêt jusqu'à".

3. Reprise d'un appareil

Pour reprendre un appareil, lancez le processus de retour sur la page de détails de l'appareil via le raccourci "Reprendre l'appareil" dans la boîte d'information ou sous l'onglet "Prêt" et le bouton "Reprendre".

Ensuite, l'appareil n'apparaît plus dans la vue d'ensemble "Prêt" comme un appareil activement prêté et la date de retour est affichée. L'appareil est à nouveau disponible en tant qu'appareil prêté et peut à nouveau être prêté.

4. Dépassement du délai de prêt

Si le délai de prêt est dépassé et que l'appareil n'est pas rendu à temps par l'emprunteur, la date "Prêt jusqu'au" apparaît en rouge dans l'aperçu de l'inventaire pour l'appareil correspondant.

5. Règles pour les périodes de prêt dépassées

En cas de dépassement de la période de prêt, il est possible de définir des règles sur la base desquelles des actions sont automatiquement exécutées. Par exemple, une unité prêtée qui n'a pas été rendue à temps avec la violation de conformité "période de prêt dépassée" peut être mise au statut d'unité "non conforme".

L'action "Notifier les utilisateurs ou groupes sélectionnés" peut être utilisée, par exemple, pour informer automatiquement les administrateurs de l'incident lorsqu'il se produit. Ce mécanisme peut également être utilisé pour bloquer directement les unités de prêt ou même les réinitialiser automatiquement à leurs paramètres d'usine.

La règle est créée et affectée aux prêteurs correspondants.

Lorsque l'événement se produit, l'unité est automatiquement répertoriée comme "non conforme" et la cause de la non-conformité peut être consultée dans les détails de l'unité sous "Directives".

Les administrateurs de l'organisation de Relution sont automatiquement informés de la violation de conformité.

Les accessoires utilisés pour un appareil peuvent-ils être documentés dans Relution ?

Relution offre la possibilité de définir individuellement jusqu'à 5 propriétés supplémentaires pour les appareils sous "Propriétés des appareils définies par l'utilisateur" dans les paramètres. Par exemple, la propriété "Accessoires" peut être stockée pour tous les appareils enregistrés.

Une fois que les propriétés personnalisées de l'unité sont activées, elles sont ensuite affichées dans les détails de l'unité sous "Informations" en bas de page.

Les valeurs correspondantes peuvent ensuite être saisies en éditant les informations sur le dispositif. Par exemple, l'utilisation d'accessoires tels que des blocs d'alimentation, des housses ou des stylos peut être documentée pour chaque appareil.

Toutes les propriétés activées du dispositif définies par l'utilisateur peuvent également être affichées sous forme de colonne dans l'aperçu de l'inventaire.

Il est facile de comprendre quels accessoires appartiennent à un appareil particulier. Lors de la reprise d'un appareil prêté, il est ainsi possible de déterminer rapidement si tous les articles délivrés sont rendus ensemble.